Wer nach Vereinssoftware sucht, findet Dutzende Anbieter mit langen Funktionslisten. Funktionslisten helfen aber wenig, denn fast alle haben Mitgliederverwaltung, Termine und irgendeine Form von Finanzen. Entscheidend ist, ob die Software zu eurem Verein und eurem Vorstand passt. Diese Kriterien helfen beim Vergleich.

1. Was ist euer eigentliches Problem?

Bevor ihr vergleicht: Was soll besser werden? Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug? Buchhaltung mit Anbindung an das Finanzamt? Kurs- und Trainingsbetrieb? Oder die Vorstandsarbeit – Sitzungen, Beschlüsse, Aufgaben, Fristen? Viele Programme sind auf eines davon spezialisiert. Wählt nach eurem größten Schmerz, nicht nach der längsten Liste.

2. Preis pro Verein, pro Mitglied oder pro Konto?

Die Preismodelle unterscheiden sich stark: nach Mitgliederzahl, nach Zahl der Konten mit App-Zugang, nach gebuchten Modulen oder pauschal pro Verein. Rechnet durch, was ihr in zwei Jahren zahlt, wenn der Verein wächst oder ihr mehr Mitglieder einladen wollt.

3. Gibt es Zusatzpakete?

Ist das, was ihr braucht, im Grundpreis enthalten, oder kommen Finanzen, Dokumente oder die Mitglieder-App extra dazu? Ein günstiger Einstiegspreis kann teuer werden.

4. Passt die Software zum österreichischen Vereinsrecht?

Deutsche Programme sprechen von Satzung, Kassenwart und Mitgliederversammlung nach BGB. In Österreich heißt es Statuten, Kassier, Generalversammlung und Rechnungsprüfer, und die Fristen kommen aus dem Vereinsgesetz 2002. Das ist mehr als Wortwahl: Es geht um Abläufe wie Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Rechnungsprüfung und Wahlanzeige.

5. Wie einfach ist es für Mitglieder?

Der Vorstand arbeitet täglich mit der Software, die meisten Mitglieder ein paar Mal im Jahr. Für sie muss es in Sekunden gehen: Termin sehen, zusagen, fertig. Lasst euch die Mitgliederansicht zeigen, nicht nur die Vorstandsansicht.

6. Funktioniert es auch ohne Konto?

Nicht jedes Mitglied will ein Konto anlegen oder eine App installieren. Können Mitglieder trotzdem in der Liste stehen, und kann der Vorstand ihre Zu- und Absagen eintragen? Sonst habt ihr am Ende wieder zwei Listen.

7. Läuft es im Browser und auf dem Handy?

Eine Lösung, die im Browser läuft, erreicht alle sofort – am Computer, am Tablet und am Smartphone. Native Apps sind ein Plus, aber kein Muss.

8. Rollen und Rechte

Darf der Kassier die Finanzen sehen, das einfache Mitglied aber nicht? Können die Rechnungsprüfer für die Zeit der Prüfung Lesezugang bekommen? Gute Software bildet die Funktionen eures Vereins ab und lässt sich anpassen.

9. Hilft sie beim Erledigen, nicht nur beim Verwalten?

Mitgliederlisten verwalten können fast alle. Die Frage ist: Hilft die Software dabei, dass Dinge erledigt werden? Gibt es Aufgaben mit Zuständigen und Fälligkeit, Erinnerungen, offene Beschlüsse im Blick, Fristen im Vereinsjahr? Hier unterscheiden sich die Anbieter am stärksten.

10. Kommt ihr an eure Daten?

Eure Daten gehören dem Verein. Prüft, ob ihr die Mitgliederliste exportieren könnt und ob es einen Gesamtexport gibt – auch wenn ihr kündigt oder die Testphase endet.

11. Wo liegen die Daten, und wer sieht sie?

Fragt nach dem Hosting-Standort, nach den eingesetzten Dienstleistern und nach Tracking. Ein Verein ist für die Daten seiner Mitglieder verantwortlich; der Anbieter verarbeitet sie in seinem Auftrag.

12. Könnt ihr ehrlich testen?

Eine Testphase sollte lang genug sein, um eine echte Vorstandssitzung oder ein Fest damit zu organisieren, und ohne Zahlungsdaten auskommen. Was passiert nach dem Test? Werden die Daten gelöscht, bleiben sie lesbar, verlängert sich etwas automatisch?

Fragen an jeden Anbieter

Frage Warum sie wichtig ist
Was kostet es bei uns in zwei Jahren? Preismodelle nach Mitgliedern oder Konten wachsen mit.
Was ist im Grundpreis nicht enthalten? Zusatzpakete verteuern den Einstieg.
Können Mitglieder ohne Konto mitmachen? Sonst entstehen wieder zwei Listen.
Wie bekommen wir unsere Daten heraus? Unabhängigkeit vom Anbieter.
Wo werden die Daten gespeichert? Verantwortung des Vereins für Mitgliederdaten.
Was passiert nach der Testphase? Keine bösen Überraschungen.

Wo Sulido steht – ehrlich

Sulido ist für die Vorstandsarbeit kleiner und mittlerer Vereine in Österreich gebaut: Sitzungen, Beschlüsse, Aufgaben, Termine, Veranstaltungen mit Helfern, einfache Finanzen und Dokumente. Ein Tarif pro Verein und Jahr, ohne Zusatzpakete, mit Testphase ohne Zahlungsdaten.

Was Sulido bewusst nicht ist: eine Buchhaltung mit Finanzamt-Anbindung, eine Kurs- und Trainingsverwaltung oder ein Website-Baukasten. Erinnerungen gibt es in der App und per E-Mail, noch nicht als Push-Nachricht. Neben dem Browser gibt es die App für das iPhone und für Android.

Wenn eure größte Baustelle die Vorstandsarbeit ist – dass Beschlüsse versanden, Aufgaben an zwei Personen hängen und Fristen im Kopf existieren –, dann lohnt sich ein Test.