Die meisten Vereine starten mit dem, was da ist: einer Excel-Tabelle für die Mitglieder, einem Ordner für Protokolle, einem Kalender für Termine und viel Wissen in den Köpfen des Vorstands. Das ist vernünftig. Die Frage ist nur, wann es nicht mehr reicht.

Was für Excel spricht

  • Kostet nichts extra, ist meist schon vorhanden
  • Alle kennen es, keine Einarbeitung
  • Flexibel: jede Spalte, jede Liste, jede Berechnung
  • Offline verfügbar

Für einen kleinen Verein mit einem eingespielten Vorstand und wenig Wechsel kann das jahrelang genügen.

Wo es schwierig wird

Mehrere Personen, mehrere Versionen

Die Mitgliederliste liegt beim Schriftführer, eine Kopie beim Kassier, eine ältere bei der Obfrau. Wer eine Adresse ändert, ändert sie in einer Datei. Nach einem Jahr stimmt keine mehr ganz.

Der Vorstandswechsel

Die Datei liegt auf dem Laptop der Vorgängerin. Die Protokolle im Keller. Die Zugangsdaten im Notizbuch. Jede Übergabe kostet Wochen, und etwas geht immer verloren.

Aufgaben und Fristen

Excel erinnert niemanden. Ob die Wahlanzeige gemacht wurde oder der Förderantrag raus ist, weiß nur, wer daran gedacht hat.

Mitglieder einbinden

Mitglieder können nicht selbst zu- oder absagen, sich für Schichten eintragen oder ihre Adresse aktualisieren. Alles läuft über den Vorstand.

Datenschutz

Eine Mitgliederliste per E-Mail weiterzuschicken, ist bequem, aber riskant. Wer hat die Datei jetzt alles? Und wer löscht sie, wenn ein Mitglied austritt?

Der Vergleich im Überblick

Thema Excel und Ordner Vereinssoftware
Kosten keine zusätzlichen Jahresgebühr je nach Anbieter
Einstieg sofort Einrichtung, Import der Daten
Gemeinsamer, aktueller Stand schwierig eingebaut
Rechte je Rolle kaum Vorstand, Kassier, Mitglied getrennt
Erinnerungen an Aufgaben und Fristen keine eingebaut
Mitglieder sagen selbst zu oder ab nein ja
Übergabe an einen neuen Vorstand aufwendig Rollen neu vergeben
Abhängigkeit von einem Anbieter keine Export prüfen

Woran ihr merkt, dass es Zeit wird

  • Ihr habt mehr als eine Version der Mitgliederliste.
  • In jeder Sitzung tauchen dieselben offenen Punkte wieder auf.
  • Termine werden in der WhatsApp-Gruppe abgefragt, und niemand weiß genau, wer kommt.
  • Ein Vorstandswechsel steht an, und euch graut vor der Übergabe.
  • Der Kassier verbringt im Mai ganze Wochenenden mit Belegen.

Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Test.

Der Umstieg muss nicht weh tun

  • Daten mitnehmen: Eine gute Vereinssoftware importiert eure bestehende Excel-Liste. Achtet auf eine Vorschau vor dem Import, damit ihr Fehler seht, bevor sie in der Datenbank landen.
  • Daten wieder herausbekommen: Genauso wichtig ist der Export. Eure Daten gehören dem Verein, nicht dem Anbieter.
  • Klein anfangen: Beginnt mit dem, was am meisten weh tut – oft Termine oder Aufgaben – und nehmt den Rest später dazu.
  • In Ruhe testen: Nutzt die Testphase im echten Vereinsalltag, nicht nur mit Beispieldaten.

Sulido importiert Mitgliederlisten aus CSV oder Excel mit bis zu 2.000 Zeilen, mit Spaltenzuordnung und Probelauf, und exportiert sie jederzeit wieder als CSV, Excel oder PDF. Worauf ihr bei der Auswahl sonst achten solltet, steht im Vergleich Vereinssoftware auswählen.