Das Vereinsfest ist für viele Vereine die wichtigste Einnahmequelle und der Höhepunkt des Jahres. Und jedes Jahr dasselbe: Drei Wochen vorher fehlen noch zwölf Leute für Samstagabend, und am Sonntag beim Abbau stehen vier Personen allein da. Ein guter Helferplan löst das nicht ganz, aber er macht es deutlich leichter.

Schritt 1: Stationen festlegen

Schreibt zuerst alle Stationen auf, die besetzt werden müssen. Typisch für ein Zelt- oder Sommerfest:

  • Aufbau (Zelt, Bänke, Schank, Strom)
  • Kassa bzw. Bonverkauf
  • Schank
  • Küche und Grill
  • Kuchenbuffet
  • Einlass, Parkplatz
  • Abbau und Reinigung

Zu jeder Station gehört die Zahl der Personen, die gleichzeitig gebraucht werden. Erst dann seht ihr, wie viele Schichten insgesamt zu besetzen sind.

Schritt 2: Schichten schneiden

  • Zwei bis drei Stunden pro Schicht sind ideal. Längere Schichten schrecken ab, kürzere bedeuten zu viele Übergaben.
  • Eine halbe Stunde Überlappung an Schank und Kassa, damit die Übergabe nicht im größten Andrang passiert.
  • Aufbau und Abbau als eigene Schichten. Sie sind am schwersten zu besetzen und werden am häufigsten vergessen.
  • Die Kassa nie allein. Zwei Personen pro Kassaschicht, mit Abrechnung am Schichtende.

Schritt 3: Besetzen

Die beste Methode: Mitglieder tragen sich selbst ein. Wer selbst wählt, kommt verlässlicher. Damit das funktioniert:

  1. Früh starten, sechs bis acht Wochen vor dem Fest
  2. Sichtbar machen, wo noch jemand fehlt – eine Liste, auf der jeder die Lücken sieht
  3. Gezielt nachfragen bei denen, die sich noch nicht eingetragen haben, persönlich statt in der großen Gruppe
  4. Erinnern eine Woche vorher und am Vortag

Tipp: Eine Liste in der WhatsApp-Gruppe ist schnell erstellt, aber nach dem zwanzigsten „Ich nehm Samstag 18 Uhr“ weiß niemand mehr, was noch frei ist. Ein Plan, in den sich alle selbst eintragen und der zeigt, wo noch jemand fehlt, spart euch das Zählen.

Schritt 4: Alle wissen, was zu tun ist

Am Festtag selbst entscheidet die Information:

  • Treffpunkt und Ansprechperson für jede Schicht
  • Kurzanleitung an jeder Station: Preise, Abläufe, wo der Nachschub steht
  • Kassaübergabe: an wen, mit welchem Formular
  • Notfälle: Erste-Hilfe-Kasten, Feuerlöscher, Telefonnummer der Gesamtverantwortung

Unsere kostenlose Helferplan-Vorlage enthält Stationen, Zeiten, benötigte Personen und einen Hinweisblock für den Festtag.

Nach dem Fest ist vor dem Fest

Der wertvollste Moment für das nächste Jahr ist die Woche nach dem Fest. Haltet fest:

  • Welche Schichten waren über- oder unterbesetzt?
  • Wo gab es Engpässe, was ist ausgegangen?
  • Was hat das Fest eingebracht – je Station?
  • Wer hat besonders viel geholfen? Ein Dankeschön kostet nichts und hilft beim nächsten Mal.

Wer diese Erkenntnisse aufschreibt und den Plan im nächsten Jahr als Ausgangspunkt nimmt, spart sich die Hälfte der Arbeit. Nur die Namen sollten nicht automatisch übernommen werden: Wer letztes Jahr an der Schank stand, will heuer vielleicht lieber Kuchen verkaufen.

Helfer gewinnen, die nicht im Vorstand sind

  • Kleine, klare Aufgaben anbieten statt „Wer hilft mit?“
  • Familien und Freunde der Mitglieder einbeziehen
  • Jugend gezielt ansprechen, etwa für Aufbau oder Einlass
  • Dank sichtbar machen: Helferessen, Erwähnung bei der Generalversammlung

Und wenn aus dem Fest Aufgaben für den Vorstand entstehen, etwa Genehmigungen, Getränkebestellung oder Zeltmiete, gehören sie mit Namen und Termin auf eine Liste. Wie das gelingt, steht im Ratgeber Beschlüsse umsetzen.