Protokolle haben einen schlechten Ruf: Sie kosten Zeit, keiner liest sie, und wenn man sie braucht, steht das Entscheidende nicht drin. Das muss nicht sein. Ein Protokoll ist kein Mitschrieb der Diskussion, sondern das Gedächtnis des Vereins. Es hält fest, was gilt.
Muss ein Verein Protokoll führen?
Das Vereinsgesetz schreibt kein Protokoll ausdrücklich vor. Die meisten Statuten verlangen aber, dass über Generalversammlung und Vorstandssitzungen Protokoll geführt wird, und nennen die Schriftführung als zuständig. Unabhängig davon braucht ihr ein Protokoll als Nachweis: gegenüber der Vereinsbehörde nach einer Wahl, gegenüber der Bank bei einem Vorstandswechsel, gegenüber Fördergebern und nicht zuletzt gegenüber euren eigenen Mitgliedern.
Ergebnisprotokoll statt Verlaufsprotokoll
Für Vereine reicht fast immer ein Ergebnisprotokoll: Es hält Beschlüsse, Wahlergebnisse und Aufgaben fest, nicht den Verlauf der Diskussion. Wer was gesagt hat, gehört nur hinein, wenn es später wichtig sein kann – etwa ein ausdrücklicher Widerspruch oder eine Begründung, die jemand protokolliert haben möchte.
Der Aufbau
Der Kopf
- Name des Vereins und ZVR-Zahl
- Art der Sitzung (Vorstandssitzung, ordentliche oder außerordentliche Generalversammlung)
- Datum, Ort, Beginn und Ende
- Vorsitz und Protokollführung
- Anwesende, Entschuldigte, Gäste
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
Der Hauptteil
Folgt der Tagesordnung, Punkt für Punkt. Zu jedem Punkt:
- eine kurze Zusammenfassung (zwei, drei Sätze genügen)
- der Beschluss im genauen Wortlaut
- das Abstimmungsergebnis: dafür, dagegen, Enthaltungen
- die Aufgaben: was, wer, bis wann
Der Schluss
Unterschriften von Vorsitz und Protokollführung, je nach Statuten auch weiterer Personen. Bei der Generalversammlung kommt die Anwesenheitsliste als Beilage dazu.
Beschlüsse richtig formulieren
Der häufigste Fehler in Vereinsprotokollen: Beschlüsse, die keine sind. „Das Sommerfest wurde besprochen“ ist kein Beschluss. Ein Beschluss ist konkret und überprüfbar:
| Unklar | Klar |
|---|---|
| Das Sommerfest wird besprochen. | Das Sommerfest findet am 12. Juli im Vereinsgarten statt. Budget: 2.500 €. |
| Über neue Notenständer wird nachgedacht. | Der Vorstand kauft acht Notenständer bis höchstens 600 €. |
| Man ist sich einig, mehr zu werben. | Lisa erstellt bis 15. März einen Flyer für die Mitgliederwerbung. |
Bei Abstimmungen gehört das Ergebnis immer dazu. „Einstimmig angenommen“ ist ein Ergebnis. „Angenommen“ allein reicht nicht, wenn später jemand die Mehrheit bezweifelt.
Wahlen im Protokoll
Bei Wahlen braucht das Protokoll mehr Sorgfalt, denn es dient als Grundlage für die Wahlanzeige an die Vereinsbehörde:
- Wahlvorschlag und Wahlmodus (einzeln oder als Liste, offen oder geheim)
- Ergebnis je Funktion
- die ausdrückliche Annahme der Wahl durch die gewählte Person
- Beginn der Funktionsperiode, falls er nicht der Wahltag ist
Freigabe und Ablage
Ein Protokoll ist erst fertig, wenn es geprüft und freigegeben ist. Bewährt hat sich dieser Ablauf:
- Entwurf innerhalb einer Woche nach der Sitzung
- Prüfung durch den Vorsitz, bei Bedarf Rückfragen an Beteiligte
- Freigabe und Unterschrift
- Ablage an einem Ort, den der ganze Vorstand findet – nicht in einem privaten E-Mail-Postfach
- Genehmigung in der nächsten Sitzung bzw. der nächsten Generalversammlung
Ist ein Protokoll einmal freigegeben, wird es nicht mehr heimlich geändert. Stellt sich ein Fehler heraus, wird das in der nächsten Sitzung korrigiert und festgehalten.
Aufgaben: Der wichtigste Teil
Ein Beschluss ohne Zuständige und ohne Termin ist eine Absicht. Schreibt deshalb am Ende jedes Protokolls eine Aufgabenliste: was, wer, bis wann. Und schaut euch diese Liste in der nächsten Sitzung als Erstes an. Wie ihr dafür sorgt, dass Beschlüsse auch wirklich umgesetzt werden, steht im Ratgeber Beschlüsse umsetzen.
Die Vorlage
Unsere kostenlose Protokollvorlage enthält Kopf, Tabellen für Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis, Wahlergebnisse und Aufgaben sowie die Unterschriftszeilen. Sie funktioniert für die Generalversammlung genauso wie für die Vorstandssitzung.