Die Generalversammlung ist für viele Mitglieder der einzige Termin im Jahr, an dem sie den Vorstand bei der Arbeit erleben. Eine gut geführte Versammlung schafft Vertrauen. Eine chaotische kostet es. Der Unterschied liegt fast immer in der Vorbereitung und in einer klaren Moderation.

Vor dem Start

Eine halbe Stunde vor Beginn sollte alles bereitliegen:

  • Anwesenheitsliste zum Unterschreiben, damit ihr die Beschlussfähigkeit feststellen könnt
  • Statuten in Griffweite, für Fragen zu Wahlmodus oder Mehrheiten
  • Berichte von Obfrau oder Obmann, Kassier und Rechnungsprüfern
  • Stimmzettel, falls geheim gewählt wird oder jemand eine geheime Wahl verlangen kann
  • eine Person fürs Protokoll, die nicht gleichzeitig moderiert

Die Tagesordnung Punkt für Punkt

1. Begrüßung und Beschlussfähigkeit

Die Obfrau oder der Obmann eröffnet, begrüßt Ehrengäste und stellt fest, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde und die Versammlung beschlussfähig ist. Wann das der Fall ist, regeln eure Statuten – oft die Anwesenheit eines bestimmten Anteils der Mitglieder, mit einer Ausnahmeregel für eine später beginnende Ersatzversammlung. Ins Protokoll gehören: Datum der Einladung, Zahl der anwesenden Stimmberechtigten, Feststellung der Beschlussfähigkeit.

2. Tagesordnung und letztes Protokoll

Die Versammlung genehmigt die Tagesordnung und das Protokoll der letzten Generalversammlung. Das Protokoll muss nicht vorgelesen werden, wenn es vorher zugänglich war – ein Hinweis in der Einladung genügt.

3. Bericht des Vorstands

Das Vereinsgesetz verpflichtet den Vorstand, die Mitglieder in der Mitgliederversammlung über die Tätigkeit und die finanzielle Gebarung des Vereins zu informieren (§ 20 VerG). Ein guter Bericht ist kurz: Was haben wir uns vorgenommen, was ist passiert, was kommt als Nächstes? Zehn Minuten reichen. Fotos oder ein paar Zahlen machen ihn lebendig.

4. Bericht des Kassiers

Der Kassier stellt die Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht vor: Wo kam das Geld her, wofür wurde es ausgegeben, wie viel ist am Ende des Jahres da? Einzelbuchungen gehören nicht in die Versammlung, aber jede Frage verdient eine Antwort. Mehr dazu im Ratgeber Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

5. Bericht der Rechnungsprüfer

Die Rechnungsprüfer berichten, ob die Rechnungslegung ordnungsgemäß ist und die Mittel statutengemäß verwendet wurden. Informiert der Vorstand die Mitglieder in der Generalversammlung über die geprüfte Rechnung, sind die Rechnungsprüfer einzubinden (§ 21 Abs 4 VerG). Üblich ist, dass sie im Anschluss die Entlastung des Vorstands beantragen. Was die Prüfung umfasst, steht im Ratgeber Rechnungsprüfer im Verein.

6. Entlastung des Vorstands

Mit der Entlastung erklärt die Versammlung, dass sie mit der Geschäftsführung des abgelaufenen Jahres einverstanden ist. Das Vereinsgesetz regelt die Entlastung nicht ausdrücklich, sie ist aber in den meisten Statuten vorgesehen. Wichtig: Vorstandsmitglieder stimmen über ihre eigene Entlastung nicht mit ab.

7. Wahlen

Endet die Funktionsperiode, wird gewählt. Die Statuten regeln, ob einzeln oder als Liste, offen oder geheim gewählt wird und welche Mehrheit nötig ist. Bewährt hat sich, dass eine Person die Wahl leitet, die selbst nicht kandidiert. Nach jeder Wahl fragt die Wahlleitung, ob die gewählte Person die Wahl annimmt – und das Protokoll hält es fest.

Nach der Wahl beginnt eine Frist: Binnen vier Wochen sind die organschaftlichen Vertreter der Vereinsbehörde zu melden, auch bei Wiederwahl. Details im Ratgeber Vorstandswechsel und Wahlanzeige.

8. Mitgliedsbeitrag

Viele Statuten sehen vor, dass die Generalversammlung die Höhe des Mitgliedsbeitrags festsetzt. Begründet eine Erhöhung kurz und konkret: Wofür wird das Geld gebraucht?

9. Anträge

Anträge, die fristgerecht eingelangt sind, werden vorgestellt, diskutiert und abgestimmt. Haltet den genauen Wortlaut und das Ergebnis fest: dafür, dagegen, Enthaltungen. Über Themen, die nicht auf der Tagesordnung standen, sollte die Versammlung keine weitreichenden Beschlüsse fassen.

10. Allfälliges

Raum für Fragen, Ankündigungen und Dank. Hier wird nichts mehr beschlossen. Ein guter Abschluss: die wichtigsten Termine des kommenden Vereinsjahres.

Moderation: So bleibt die Versammlung im Zeitplan

  • Zeitrahmen ansagen. „Wir sind um 21 Uhr fertig“ wirkt Wunder.
  • Diskussionen bündeln. Bei langen Debatten: Wortmeldungen sammeln, dann abstimmen oder das Thema an den Vorstand zur Ausarbeitung verweisen.
  • Beschlüsse laut vorlesen. Bevor abgestimmt wird, liest die Moderation den Antrag im genauen Wortlaut vor. Das vermeidet Streit über den Inhalt.
  • Ergebnis sofort verkünden. „Der Antrag ist mit 34 Stimmen dafür, 2 dagegen und 3 Enthaltungen angenommen.“

Was ins Protokoll gehört

Das Vereinsgesetz schreibt kein Protokoll vor. Eure Statuten tun das aber meistens, und ohne Protokoll lässt sich später kaum nachweisen, was beschlossen wurde. Mindestens hinein gehören: Datum, Ort, Beginn und Ende, Anwesende, Beschlussfähigkeit, alle Beschlüsse im Wortlaut mit Abstimmungsergebnis, Wahlergebnisse samt Annahme der Wahl. Unsere Protokollvorlage hat dafür fertige Tabellen. Wie ihr ein Protokoll schreibt, das auch in drei Jahren noch verständlich ist, steht im Ratgeber Protokoll schreiben.

Nach der Versammlung

Die Arbeit fängt jetzt erst an: Protokoll fertigstellen und freigeben, Wahlanzeige an die Vereinsbehörde schicken, Bankzeichnungsrechte anpassen, Mitglieder informieren – und die Beschlüsse in Aufgaben mit Namen und Datum übersetzen. Wie das gelingt, beschreibt der Ratgeber Beschlüsse umsetzen.