In kaum einer Funktion ist die Verantwortung so greifbar wie beim Kassier. Es geht um fremdes Geld, um Belege, um Fristen – und um das Vertrauen der Mitglieder. Die gute Nachricht: Mit einer klaren Routine ist die Arbeit gut zu schaffen.
Die Rolle im Vorstand
Das Vereinsgesetz kennt den Kassier nicht als eigene Funktion. Es verpflichtet den Vorstand als Ganzes, für ein ordentliches Rechnungswesen zu sorgen und die Einnahmen- und Ausgabenrechnung zu erstellen (§ 21 Abs 1 VerG). Die meisten Statuten übertragen diese Aufgaben dem Kassier. Die Verantwortung bleibt trotzdem beim gesamten Vorstand – ein Grund mehr, dass auch Obfrau oder Obmann regelmäßig einen Blick auf die Zahlen werfen.
Die laufenden Aufgaben
- Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen, mit Datum, Betrag, Zweck und Beleg
- Belege sammeln und ablegen, auch für Barauslagen (Eigenbeleg)
- Rechnungen bezahlen und Zahlungseingänge kontrollieren
- Mitgliedsbeiträge vorschreiben, Zahlungseingänge abgleichen, säumige Mitglieder erinnern
- Kassa führen bei Festen und Veranstaltungen: Wechselgeld, Abrechnung je Schicht
- Förderungen abrechnen und Verwendungsnachweise vorbereiten
- Budget für das kommende Jahr mit dem Vorstand planen
Das Jahr des Kassiers
| Zeitraum | Aufgabe |
|---|---|
| Jahresbeginn | Mitgliedsbeiträge vorschreiben, Budget im Vorstand beschließen |
| Laufend | Buchungen und Belege, monatlicher Abgleich mit dem Kontoauszug |
| Nach jedem Fest | Kassaabrechnung, Auswertung der Veranstaltung |
| Ende Rechnungsjahr | Abschluss, Bestände festhalten |
| Binnen 5 Monaten | Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht |
| Danach | Rechnungsprüfung begleiten, Kassabericht für die Generalversammlung |
Die gesetzlichen Fristen für euer Rechnungsjahr zeigt der Fristenrechner.
Der Kassabericht in der Generalversammlung
Der Kassabericht ist die Präsentation der Einnahmen- und Ausgabenrechnung für die Mitglieder. Er sollte in zehn Minuten verständlich sein:
- Ausgangslage: Vermögen zu Beginn des Jahres
- Einnahmen nach Bereichen: Beiträge, Spenden, Förderungen, Veranstaltungen
- Ausgaben nach Bereichen: Betrieb, Vereinszweck, Veranstaltungen, Verwaltung
- Ergebnis des Jahres
- Vermögen am Ende des Jahres
- Ausblick: Was steht an, reicht das Geld?
Zahlen wirken besser als Tabellen voller Cent-Beträge. Runden ist im Bericht erlaubt, in der Rechnung selbst nicht. Wie die Rechnung aufgebaut ist, steht im Ratgeber Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Gute Gewohnheiten
- Vier-Augen-Prinzip bei größeren Zahlungen und bei der Kassa von Festen
- Vereinskonto statt Privatkonto, auch für kleine Beträge
- Monatlicher Abgleich von Buchungen und Kontoauszug – zehn Minuten im Monat ersparen Tage im Mai
- Belege sofort ablegen, idealerweise gleich zur Buchung
- Beschlüsse für größere Ausgaben im Protokoll festhalten – das fragen die Rechnungsprüfer zuerst
Haftung
Ehrenamtliche, also unentgeltlich tätige Funktionärinnen und Funktionäre haften dem Verein nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, sofern nichts anderes vereinbart ist (§ 24 Abs 1 VerG). Wer sorgfältig aufzeichnet, Belege aufbewahrt und größere Ausgaben vom Vorstand beschließen lässt, ist auf der sicheren Seite.
Damit es nicht an einer Person hängt
Der häufigste Engpass in Vereinen ist ein Kassier, der alles im Kopf und auf dem eigenen Laptop hat. Fällt er aus oder hört auf, beginnt die Nachfolgerin bei null. Legt Buchungen und Belege deshalb so ab, dass der Vorstand und die Rechnungsprüfer jederzeit Einblick haben – und die Übergabe ein Termin ist, kein Projekt.