Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist das Herzstück der Vereinsfinanzen. Sie zeigt den Mitgliedern, wofür ihr Geld verwendet wurde, und sie ist die Grundlage für die Rechnungsprüfung und die Entlastung des Vorstands. Gesetzlich verlangt ist sie von jedem Verein, der nicht zu den großen Vereinen zählt.
Was das Vereinsgesetz verlangt
§ 21 Abs 1 VerG verpflichtet den Vorstand zu zwei Dingen:
- laufend für ein Rechnungswesen zu sorgen, das der Größe des Vereins entspricht – also Einnahmen und Ausgaben fortlaufend aufzuzeichnen
- zum Ende des Rechnungsjahres innerhalb von fünf Monaten eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen
Zuständig ist der Vorstand als Ganzes, auch wenn in der Praxis der Kassier die Arbeit macht. Das Rechnungsjahr muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, darf aber höchstens zwölf Monate dauern.
Die Frist
| Rechnungsjahr endet am | Rechnung fertig bis |
|---|---|
| 31. Dezember | 31. Mai |
| 30. Juni | 30. November |
| 31. August | 31. Jänner |
| 30. September | 28. Februar (Schaltjahr: 29. Februar) |
Fällt der Tag im Zielmonat weg, endet die Frist am letzten Tag des Monats. Für euer Rechnungsjahr rechnet es der Fristenrechner aus.
Je früher die Rechnung fertig ist, desto früher kann geprüft werden – die vier Monate der Rechnungsprüfer laufen ab dem Tag der Erstellung. Viele Vereine schließen deshalb schon im Jänner oder Februar ab.
Aufbau der Einnahmen- und Ausgabenrechnung
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Bewährt hat sich eine Gliederung nach Bereichen, damit Mitglieder und Rechnungsprüfer schnell sehen, wo das Geld herkommt und wo es hingeht:
Einnahmen
- Mitgliedsbeiträge
- Spenden
- Subventionen und Förderungen (Gemeinde, Land, Bund)
- Einnahmen aus Veranstaltungen (Eintritt, Getränke, Speisen)
- sonstige Einnahmen (Sponsoring, Zinsen, Vermietung)
Ausgaben
- laufender Betrieb (Miete, Energie, Versicherungen, Bankspesen)
- Veranstaltungen (Wareneinkauf, Miete von Zelt und Ausstattung, Gebühren)
- Vereinszweck (Noten, Sportgeräte, Kurse, Projekte)
- Verwaltung (Porto, Druck, Software)
- Abgaben an Dachverbände
Ergebnis
Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Überschuss oder Abgang des Jahres.
Tipp: Eine eigene Spalte oder Auswertung je Veranstaltung zeigt, ob sich das Sommerfest wirklich lohnt. Diese Zahl interessiert die Mitglieder in der Generalversammlung meistens mehr als jede andere.
Die Vermögensübersicht
Die Vermögensübersicht zeigt, was der Verein am Ende des Rechnungsjahres hat und was er schuldet:
- Vermögen: Kassenstand, Bankguthaben, Sparbücher, offene Forderungen (etwa noch nicht bezahlte Förderungen), bei Bedarf wesentliche Gegenstände wie Instrumente, Zelte oder ein Vereinsbus
- Schulden: offene Rechnungen, Kredite, erhaltene Anzahlungen
Die einfachste Kontrolle: Kassen- und Bankstand am Jahresende müssen zum Anfangsstand plus Ergebnis passen. Stimmt das nicht, fehlt irgendwo eine Buchung.
Belege und Aufbewahrung
Jede Einnahme und Ausgabe braucht einen Beleg: Rechnung, Kassabon, Kontoauszug oder ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift. Steuerliche Vorschriften verlangen in der Regel eine Aufbewahrung von sieben Jahren. Legt die Belege so ab, dass auch eine neue Kassierin sie in drei Jahren noch findet.
Was danach passiert
- Rechnungsprüfung: Die Rechnungsprüfer prüfen innerhalb von vier Monaten ab Erstellung, ob die Rechnungslegung ordnungsgemäß ist und die Mittel statutengemäß verwendet wurden. Mehr im Ratgeber Rechnungsprüfer im Verein.
- Information der Mitglieder: Der Vorstand informiert die Mitglieder über die geprüfte Rechnung, meist in der Generalversammlung.
- Entlastung: Auf Grundlage des Prüfberichts entscheidet die Generalversammlung über die Entlastung des Vorstands.
Nach der Prüfung sollte die Rechnung nicht mehr verändert werden. Ergeben sich später Korrekturen, gehören sie ins nächste Rechnungsjahr.
Häufige Fehler
- Privat und Verein vermischt. Vereinsgeld gehört auf ein eigenes Vereinskonto, Barauslagen werden mit Beleg abgerechnet.
- Fehlende Belege für Bargeld. Gerade bei Festen: Kassaabrechnung je Schicht, mit zwei Unterschriften.
- Erst im Mai anfangen. Wer laufend bucht, ist im Jänner fertig. Wer im Mai einen Schuhkarton voller Belege sortiert, verliert Wochen.
Was der Kassier sonst noch übers Jahr zu tun hat, steht im Ratgeber Kassier im Verein.