Rechnungsprüfer – in vielen Vereinen Kassaprüfer genannt – sind die Kontrollinstanz für die Finanzen. Sie gehören nicht zum Vorstand, sondern prüfen ihn. Ihre Bestätigung ist die Grundlage dafür, dass die Generalversammlung den Vorstand entlasten kann.
Wer Rechnungsprüfer sein kann
Jeder Verein muss mindestens zwei Rechnungsprüfer bestellen (§ 5 Abs 5 VerG). Sie werden von der Mitgliederversammlung ausgewählt, müssen unabhängig und unbefangen sein und dürfen keinem Organ angehören, das sie prüfen – also nicht dem Vorstand. Eine besondere Ausbildung verlangt das Gesetz nicht. Sinnvoll ist, wer mit Zahlen umgehen kann und den Mut hat, nachzufragen.
Große Vereine im Sinne des § 22 Abs 2 VerG brauchen statt der Rechnungsprüfer einen Abschlussprüfer. Für die meisten Vereine ist das kein Thema.
Was geprüft wird
Die Rechnungsprüfer prüfen die Finanzgebarung im Hinblick auf zwei Fragen (§ 21 Abs 2 VerG):
- Ist die Rechnungslegung ordnungsgemäß? Stimmen die Zahlen, gibt es zu jeder Buchung einen Beleg, passen Kassen- und Bankstand?
- Wurden die Mittel statutengemäß verwendet? Ist das Geld für den Vereinszweck ausgegeben worden, und gab es für größere Ausgaben die nötigen Beschlüsse?
Besonderes Augenmerk verdienen ungewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben und Geschäfte, die ein Vorstandsmitglied mit dem Verein selbst macht, sogenannte Insichgeschäfte (§ 21 Abs 3 VerG). Der Vorstand muss den Rechnungsprüfern alle nötigen Unterlagen vorlegen und Auskünfte geben.
Die Frist
Die Prüfung muss innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Einnahmen- und Ausgabenrechnung erfolgen. Entscheidend ist der Tag, an dem die Rechnung tatsächlich fertig war – nicht das Ende des Rechnungsjahres.
| Rechnung erstellt am | Prüfung bis spätestens |
|---|---|
| 15. Februar | 15. Juni |
| 31. März | 31. Juli |
| 31. Mai (letzter Tag bei Kalenderjahr) | 30. September |
Den Termin für euer Rechnungsjahr berechnet der Fristenrechner.
Ablauf einer Prüfung in der Praxis
- Termin vereinbaren, sobald der Kassier die Rechnung fertig hat. Zwei bis drei Stunden einplanen.
- Unterlagen vorab anfordern: Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Vermögensübersicht, Kontoauszüge, Kassabuch, Belege, Protokolle mit Finanzbeschlüssen.
- Bestände abstimmen: Stimmen Bank- und Kassenstand zum Stichtag mit den Kontoauszügen und der Kassa überein?
- Stichproben ziehen: Einzelne Buchungen mit Beleg vergleichen, größere Ausgaben vollständig. Gibt es für jede größere Ausgabe einen Beschluss?
- Besonderheiten klären: Barauslagen, Feste mit Bargeld, Zahlungen an Vorstandsmitglieder.
- Ergebnis festhalten und mit dem Kassier besprechen, bevor der Bericht geschrieben wird.
Tipp: Bargeld von Festen ist die häufigste Schwachstelle. Eine Kassaabrechnung pro Schicht mit zwei Unterschriften erspart später viele Fragen.
Der Prüfbericht
Der Bericht hat laut Gesetz entweder die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Mittelverwendung zu bestätigen oder festgestellte Mängel und Gefahren für den Bestand des Vereins aufzuzeigen. Ein guter Prüfbericht enthält – fertig vorbereitet in unserer Vorlage für den Rechnungsprüfbericht:
- geprüfter Zeitraum und Datum der Prüfung
- Namen der Rechnungsprüfer
- geprüfte Unterlagen und Umfang der Stichproben
- Ergebnis: ordnungsgemäß, oder welche Mängel festgestellt wurden
- Empfehlungen, etwa für eine bessere Belegablage
- bei positivem Ergebnis: der Antrag auf Entlastung des Vorstands
- Unterschriften
Die Rechnungsprüfer berichten dem Vorstand. Der Vorstand muss festgestellte Mängel beseitigen und die Mitglieder über die geprüfte Rechnung informieren. Geschieht das in der Generalversammlung, sind die Rechnungsprüfer einzubinden (§ 21 Abs 4 VerG).
Wenn etwas nicht stimmt
Kleine Mängel – ein fehlender Beleg, eine falsch zugeordnete Buchung – werden im Bericht genannt und behoben. Stellen die Rechnungsprüfer beharrliche und schwerwiegende Verstöße fest, auf die der Vorstand nicht reagiert, müssen sie die Einberufung einer Mitgliederversammlung verlangen und können sie notfalls selbst einberufen (§ 21 Abs 5 VerG).
Zugang zu den Unterlagen
Rechnungsprüfer brauchen Einblick in alle Finanzunterlagen, aber keine Rechte, etwas zu ändern. Wer die Vereinsfinanzen digital führt, gibt ihnen am besten einen eigenen Lesezugang für die Zeit der Prüfung, statt Ordner hin- und herzutragen oder Passwörter weiterzugeben.
Wie die Einnahmen- und Ausgabenrechnung aufgebaut ist, die geprüft wird, steht im Ratgeber Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.