Während der Pandemie haben viele Vereine ihre Generalversammlung zum ersten Mal per Videokonferenz abgehalten. Was damals eine befristete Ausnahme war, ist seit 14. Juli 2023 dauerhaft geregelt: im Virtuelle Gesellschafterversammlungen-Gesetz (VirtGesG). Es gilt für Kapitalgesellschaften und Genossenschaften genauso wie für Vereine.
Die wichtigste Voraussetzung: eure Statuten
Eine virtuelle Generalversammlung ist nur zulässig, wenn eure Statuten das ausdrücklich vorsehen. Steht dort nichts dazu, muss die Generalversammlung weiterhin mit physischer Anwesenheit stattfinden – oder ihr ändert zuerst die Statuten. Die Statuten können die Entscheidung über die Form dem Vorstand überlassen oder sie auf eine bestimmte Form beschränken, etwa nur hybrid.
Eine Statutenänderung beschließt in der Regel die Generalversammlung, mit der Mehrheit, die eure Statuten dafür verlangen. Danach müsst ihr sie der Vereinsbehörde anzeigen; dafür gelten sinngemäß dieselben Regeln wie bei der Gründung des Vereins (§ 14 Abs 1 VerG). Plant die Änderung deshalb mit Vorlauf – am besten in der Generalversammlung vor der ersten virtuellen.
Formulierungsbeispiel für die Statuten (an euren Verein anpassen und im Zweifel prüfen lassen): „Die Generalversammlung kann nach Entscheidung des Vorstands auch als virtuelle oder hybride Versammlung im Sinne des Virtuelle Gesellschafterversammlungen-Gesetzes abgehalten werden. Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme sind in der Einladung anzugeben.“
Drei Formen
| Form | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Einfache virtuelle Versammlung | Alle nehmen über eine Bild- und Tonverbindung in Echtzeit teil, können sich zu Wort melden, abstimmen und Widerspruch erheben – praktisch eine Videokonferenz. |
| Moderierte virtuelle Versammlung | Die Versammlung wird in Echtzeit übertragen, Wortmeldungen laufen aber über einen anderen Kanal und werden von der Versammlungsleitung aufgerufen. Gedacht für sehr große Versammlungen. |
| Hybride Versammlung | Ein Teil ist vor Ort, ein Teil online. Beide Gruppen müssen gleichwertig teilnehmen können. |
Für die meisten Vereine ist die einfache virtuelle oder die hybride Versammlung das Richtige.
Was die Einladung enthalten muss
Zusätzlich zu allem, was eine Einladung ohnehin braucht – Datum, Uhrzeit, Tagesordnung, Antragsfrist –, muss sie die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme nennen (§ 2 Abs 2 VirtGesG):
- welches Programm bzw. welcher Link verwendet wird
- wie man sich anmeldet und wie die Identität geprüft wird
- wie Wortmeldungen und Abstimmungen ablaufen
- an wen man sich bei technischen Problemen wendet
Unsere Einladungsvorlage könnt ihr dafür um einen Absatz zur Online-Teilnahme ergänzen.
Abstimmen und wählen
Jedes Mitglied muss online abstimmen können. Bei offenen Abstimmungen reichen oft Handzeichen in der Kamera oder eine Abfrage im Chat, solange eindeutig ist, wer wie gestimmt hat. Sehen eure Statuten geheime Wahlen vor oder kann ein Mitglied sie verlangen, braucht ihr ein Abstimmungswerkzeug, das geheim abstimmen lässt und trotzdem sicherstellt, dass nur Stimmberechtigte teilnehmen.
Bestehen Zweifel, wer hinter einem Bildschirm sitzt, darf die Identität geprüft werden (§ 2 Abs 3 VirtGesG). Praktisch: Kamera an beim Eintreten, Abgleich mit der Anwesenheitsliste.
Technische Probleme
Für Störungen, die in der Sphäre der Mitglieder liegen – etwa eine schlechte Internetverbindung zu Hause –, haftet der Verein nicht (§ 2 Abs 4 VirtGesG). Trotzdem lohnt sich Vorsorge:
- Testlauf eine Woche vorher mit allen, die unsicher sind
- Technikverantwortliche Person, die nicht gleichzeitig moderiert oder Protokoll führt
- Telefonnummer in der Einladung für technische Hilfe
- Plan B, falls die Plattform ausfällt: Wie wird unterbrochen und fortgesetzt?
Hybrid: das Beste aus beiden Welten – mit Aufwand
Eine hybride Versammlung erreicht die meisten Mitglieder: Wer gerne ins Vereinsheim kommt, kommt; wer verhindert ist, schaltet sich zu. Damit beide Gruppen gleichwertig teilnehmen können, braucht ihr eine Kamera, die den Raum zeigt, ein Mikrofon für Wortmeldungen im Saal und einen Bildschirm oder Beamer, auf dem die Online-Teilnehmenden sichtbar sind. Plant für die Technik eine Person ein.
Und die Vorstandssitzung?
Das VirtGesG regelt Versammlungen der Mitglieder. Ob Vorstandssitzungen online stattfinden oder Beschlüsse im Umlaufweg per E-Mail gefasst werden dürfen, regeln eure Statuten oder eine Geschäftsordnung des Vorstands. Viele Statuten sehen das bereits vor – ein Blick hinein lohnt sich.
Das Protokoll
Für das Protokoll gilt dasselbe wie bei einer Versammlung im Saal: Anwesende (mit Vermerk, wer online teilgenommen hat), Beschlussfähigkeit, Beschlüsse im Wortlaut mit Abstimmungsergebnis. Haltet zusätzlich fest, dass die Versammlung virtuell oder hybrid abgehalten wurde und auf welcher Grundlage in den Statuten. Mehr im Ratgeber Ablauf der Generalversammlung.