Ob ihr sie Generalversammlung, Jahreshauptversammlung oder Mitgliederversammlung nennt: Gemeint ist immer die Versammlung aller Mitglieder, in der die großen Entscheidungen fallen. Der Vorstand berichtet, die Rechnungsprüfer legen ihr Ergebnis vor, es wird gewählt und über Anträge abgestimmt. Damit all das rechtlich hält, muss die Versammlung ordnungsgemäß einberufen sein.
Was das Vereinsgesetz vorschreibt – und was nicht
Das Vereinsgesetz 2002 regelt nur wenig selbst. Für die Einberufung sind drei Punkte wichtig:
- Zumindest alle fünf Jahre muss eine Mitgliederversammlung einberufen werden (§ 5 Abs 2 VerG). Das ist die gesetzliche Obergrenze. Die meisten Statuten sehen einen kürzeren Abstand vor, oft jedes Jahr oder alle zwei bis vier Jahre.
- Ein Zehntel der Mitglieder kann vom Vorstand verlangen, dass eine Mitgliederversammlung einberufen wird (ebenfalls § 5 Abs 2).
- Die Statuten müssen unter anderem regeln, wie die Organe bestellt werden, wie lange ihre Funktionsperiode dauert und welche Erfordernisse für gültige Beschlüsse gelten (§ 3 Abs 2 VerG). Dort stehen deshalb auch die Regeln zur Einberufung.
Was viele überrascht: Eine Einladungsfrist steht nicht im Vereinsgesetz. Die oft genannten „mindestens zwei Wochen vorher“ stammen aus den Musterstatuten des Innenministeriums, die viele Vereine übernommen haben. Verbindlich ist für euch also, was in euren eigenen Statuten steht.
Tipp: Nehmt die Statuten zur Hand, bevor ihr den Termin fixiert. Notiert euch Einladungsfrist, Form der Einladung, Antragsfrist und die Regeln zur Beschlussfähigkeit. Diese vier Punkte entscheiden darüber, ob die Versammlung ordnungsgemäß ist.
Wer einlädt
In der Regel lädt der Vorstand ein, meist vertreten durch die Obfrau oder den Obmann. Wer genau zuständig ist, regeln die Statuten. Häufig steht dort auch, wer einspringt, wenn der Vorstand ausfällt – etwa die Rechnungsprüfer. Das Vereinsgesetz gibt ihnen dieses Recht ausdrücklich, wenn es schwere Verstöße gibt und der Vorstand nicht reagiert (§ 21 Abs 5 VerG).
Die Einladung: Form und Inhalt
Form
Die Statuten legen fest, wie eingeladen wird: per Brief, per E-Mail, durch Aushang im Vereinslokal oder über die Vereinszeitung. Ist E-Mail nicht ausdrücklich vorgesehen, ist sie rechtlich unsicher. Soll die Versammlung online oder hybrid stattfinden, müssen die Statuten das ausdrücklich erlauben – mehr im Ratgeber Generalversammlung online. Wer auf Nummer sicher gehen will, lädt in der Form ein, die in den Statuten steht, und schickt zusätzlich eine Erinnerung über die gewohnten Kanäle, etwa die WhatsApp-Gruppe.
Inhalt
Eine vollständige Einladung enthält:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
- die Tagesordnung
- die Frist und den Weg für Anträge
- falls die Statuten das vorsehen: den Hinweis, was gilt, wenn die Versammlung zur festgesetzten Zeit nicht beschlussfähig ist – oft findet sie dann etwas später mit derselben Tagesordnung statt
Unsere kostenlose Einladungsvorlage enthält alle diese Punkte und die übliche Tagesordnung.
Die Tagesordnung
Die Tagesordnung ist mehr als eine Formalität: Über Punkte, die nicht auf der Tagesordnung stehen, sollte nicht abgestimmt werden. Das gilt besonders für Wahlen, Statutenänderungen, die Höhe des Mitgliedsbeitrags und die Auflösung des Vereins. Eine typische Tagesordnung einer ordentlichen Generalversammlung:
- Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Genehmigung der Tagesordnung und des letzten Protokolls
- Bericht der Obfrau bzw. des Obmanns
- Bericht des Kassiers über die Einnahmen- und Ausgabenrechnung
- Bericht der Rechnungsprüfer
- Entlastung des Vorstands
- Wahlen, falls die Funktionsperiode endet
- Mitgliedsbeitrag
- Anträge
- Allfälliges
Wie ihr durch diese Punkte führt, ohne dass die Versammlung drei Stunden dauert, steht im Ratgeber Ablauf der Generalversammlung.
Fristen rückwärts planen
Die Generalversammlung ist der Schlusspunkt des Vereinsjahres. Vorher muss einiges fertig sein:
| Schritt | Spätestens |
|---|---|
| Einnahmen- und Ausgabenrechnung erstellt | 5 Monate nach Ende des Rechnungsjahres |
| Rechnungsprüfung abgeschlossen | 4 Monate nach Erstellung der Rechnung |
| Einladung verschickt | laut Statuten, oft 2 Wochen vor der Versammlung |
| Anträge eingelangt | laut Statuten, oft 1 Woche vor der Versammlung |
Bei einem Rechnungsjahr, das mit dem Kalenderjahr endet, muss die Rechnung also bis 31. Mai fertig sein. Viele Vereine halten die Generalversammlung deshalb im Frühjahr oder Frühsommer ab, sobald Abschluss und Prüfung vorliegen. Den genauen Zeitplan für euer Rechnungsjahr zeigt der Fristenrechner.
Außerordentliche Generalversammlung
Eine außerordentliche Generalversammlung wird einberufen, wenn etwas nicht bis zur nächsten ordentlichen warten kann – etwa weil der Vorstand zurücktritt oder ein dringender Beschluss nötig ist. Sie muss außerdem stattfinden, wenn ein Zehntel der Mitglieder sie verlangt. Bis wann sie dann abzuhalten ist, regeln die Statuten. In den Musterstatuten sind es vier Wochen.
Häufige Fehler
- Einladung zu spät verschickt. Wer die Frist aus den Statuten nicht einhält, riskiert, dass Beschlüsse angefochten werden.
- Wahl nicht in der Tagesordnung. Endet die Funktionsperiode, gehört die Wahl ausdrücklich auf die Tagesordnung.
- Datum der Einladung nicht festgehalten. Ihr braucht es später, um die Frist bis zur nächsten Versammlung zu berechnen – und als Nachweis, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde.
- Wahlanzeige vergessen. Nach einer Wahl müssen die Vertreter des Vereins binnen vier Wochen der Vereinsbehörde gemeldet werden, auch bei Wiederwahl. Wie das geht, steht im Ratgeber Vorstandswechsel und Wahlanzeige.
Kurz zusammengefasst
Das Vereinsgesetz verlangt eine Mitgliederversammlung zumindest alle fünf Jahre, alles Weitere steht in euren Statuten. Plant rückwärts vom Termin, ladet in der vorgeschriebenen Form und Frist ein, schreibt alle wichtigen Punkte in die Tagesordnung und haltet fest, wann ihr eingeladen habt. Mit der Checkliste zur Generalversammlung behaltet ihr alle Schritte im Blick.