Fast jeder Verein kennt es: Im Frühjahr wird der Beitrag vorgeschrieben, die meisten zahlen, und im Herbst fehlen noch fünfzehn Mitglieder. Der Kassier will niemandem auf die Nerven gehen, der Vorstand will keinen Streit, und so bleibt es liegen. Dabei geht es auch anders.

Grundlage: Statuten und Beschluss

Die Pflicht zum Mitgliedsbeitrag ergibt sich aus euren Statuten. Dort steht meist, dass Mitglieder einen Beitrag leisten und wer ihn festsetzt – häufig die Generalversammlung. Für die Praxis wichtig:

  • Höhe und Fälligkeit beschließen und im Protokoll festhalten
  • Ermäßigungen klar regeln: Jugend, Studierende, Familien, Unterstützende
  • Beginn und Ende der Beitragspflicht bei Ein- und Austritt unterm Jahr festlegen

Je klarer die Regeln, desto seltener die Diskussionen.

Der Ablauf übers Jahr

  1. Vorschreibung zu einem festen Zeitpunkt, etwa im Jänner oder nach der Generalversammlung: Betrag, Fälligkeit, Kontodaten, Verwendungszweck mit Namen
  2. Zahlungseingänge abgleichen, am besten monatlich
  3. Erste Erinnerung zwei bis vier Wochen nach Fälligkeit, freundlich und unkompliziert
  4. Zweite Erinnerung nach weiteren vier Wochen, etwas bestimmter
  5. Persönliches Gespräch durch ein Vorstandsmitglied, das die Person kennt
  6. Konsequenzen laut Statuten, wenn gar nichts mehr geht

Tipp: Ein eindeutiger Verwendungszweck („Mitgliedsbeitrag 2026 – Vor- und Nachname“) erspart dem Kassier das Rätselraten bei Überweisungen, die von einem fremden Konto kommen.

Textvorlagen für die Erinnerung

Erste Erinnerung

Liebe Anna, unser Mitgliedsbeitrag für 2026 war am 31. März fällig, und wir haben deine Zahlung noch nicht gefunden. Vielleicht ist sie im Alltag untergegangen – das passiert uns allen. Hier noch einmal die Daten: 40 Euro auf unser Vereinskonto, Verwendungszweck „Mitgliedsbeitrag 2026 – Anna Muster“. Falls du schon bezahlt hast, sag uns kurz Bescheid, dann suchen wir nach. Danke dir!

Zweite Erinnerung

Liebe Anna, wir haben dir vor einem Monat wegen des Mitgliedsbeitrags 2026 geschrieben und noch keine Zahlung gesehen. Der Beitrag ist für unseren Verein wichtig, damit wir Probenlokal, Versicherung und Noten bezahlen können. Bitte überweise die 40 Euro bis 15. Juni. Wenn es gerade finanziell schwierig ist, melde dich gern bei mir – wir finden eine Lösung.

Beide Texte gibt es auch als Word-Vorlage zur Zahlungserinnerung. Der letzte Satz ist wichtig: Wer in einer schwierigen Lage ist, meldet sich eher, wenn man es ihm leicht macht.

Wenn jemand gar nicht zahlt

Viele Statuten sehen vor, dass ein Mitglied ausgeschlossen oder gestrichen werden kann, wenn es trotz Mahnung den Beitrag längere Zeit nicht bezahlt. Bevor ihr diesen Weg geht:

  • Prüft, ob die Person überhaupt noch Mitglied sein möchte. Oft ist ein stiller Austritt der eigentliche Grund.
  • Haltet die Erinnerungen schriftlich fest.
  • Entscheidet im Vorstand, nicht allein als Kassier, und protokolliert den Beschluss.

Ein formeller Ausschluss ist das letzte Mittel. Meistens reicht ein persönliches Wort von jemandem aus dem Vorstand, den das Mitglied gut kennt.

Überblick statt Zettelwirtschaft

Das eigentliche Problem beim Einheben ist selten der Mut, sondern der Überblick: Wer hat bezahlt, wer nicht, wer wurde schon erinnert? Eine Liste, die der ganze Vorstand sieht, verteilt die Arbeit – und verhindert, dass ein Mitglied dreimal erinnert wird und ein anderes gar nicht.

Wie sich die Beiträge in die Jahresrechnung einfügen, steht im Ratgeber Kassier im Verein.