Ein Vorstandswechsel ist ein guter Moment für einen Neustart – und ein riskanter für das Vereinsgedächtnis. Neben der gesetzlichen Wahlanzeige geht es darum, dass Bankzugang, Unterlagen, Termine und das Wissen der bisherigen Funktionärinnen und Funktionäre nicht verloren gehen.
Die Wahlanzeige: was das Gesetz verlangt
Der Verein muss seine organschaftlichen Vertreter – also die Personen, die ihn laut Statuten nach außen vertreten – binnen vier Wochen nach ihrer Bestellung der Vereinsbehörde bekannt geben (§ 14 Abs 2 VerG). Das gilt:
- nach jeder Wahl, auch wenn dieselben Personen wiedergewählt wurden
- wenn eine Funktion während der Periode nachbesetzt wird, etwa durch Kooptierung, sofern die Statuten das vorsehen
Anzugeben sind für jede Person: statutenmäßige Funktion, Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Zustellanschrift und Beginn der Vertretungsbefugnis. Die Frist läuft ab der Bestellung, also in der Regel ab dem Wahltag – auch wenn die Funktionsperiode laut Statuten erst später beginnt.
Wer zuständig ist
Vereinsbehörde ist die Bezirkshauptmannschaft, in Städten mit einer Landespolizeidirektion diese. Zuständig ist die Behörde am Sitz des Vereins.
Wie gemeldet wird
Die Meldung erfolgt schriftlich als sogenannte Wahlanzeige; ein Formular stellt oesterreich.gv.at bereit. Sie ist kostenlos. Unterschreiben müssen Personen, die den Verein laut Statuten vertreten dürfen.
Was passiert, wenn ihr es vergesst
Die Verletzung der Anzeigepflicht ist eine Verwaltungsübertretung. § 31 VerG sieht Geldstrafen bis 218 Euro vor, im Wiederholungsfall bis 726 Euro. Wichtiger noch: Solange die Behörde die alten Vertreter gespeichert hat, gibt der Auszug aus dem Vereinsregister falsche Auskunft – und den braucht ihr bei der Bank, bei Förderstellen und bei Verträgen.
Tipp: Füllt die Wahlanzeige noch am Abend der Generalversammlung aus, solange alle Gewählten da sind und ihre Daten angeben können. Dann ist sie am nächsten Tag unterwegs.
Die Übergabe: was sonst noch zu tun ist
Bank
- Zeichnungsberechtigungen ändern: neue Personen eintragen, ausgeschiedene entfernen
- Online-Banking-Zugänge neu vergeben, nicht weitergeben
- Bankomatkarten und Kreditkarten des Vereins übergeben oder sperren
Die meisten Banken verlangen dafür das Wahlprotokoll und einen aktuellen Vereinsregisterauszug – ein weiterer Grund, die Wahlanzeige rasch zu erledigen.
Unterlagen und Zugänge
- Statuten, Protokolle, Verträge, Versicherungspolizzen, Förderbescheide
- Zugänge zu Website, E-Mail-Adressen, Social-Media-Konten und Online-Diensten
- Schlüssel zu Vereinslokal, Lager und Kassa
Laufende Verpflichtungen
- offene Aufgaben und Beschlüsse, die noch umgesetzt werden müssen
- wiederkehrende Termine: Förderanträge, Versicherungen, Meldungen an Dachverbände, Mietverträge
- Ansprechpersonen bei Gemeinde, Sponsoren und Partnervereinen
Übergabe-Checkliste
- Wahlprotokoll mit Annahme der Wahl fertigstellen
- Wahlanzeige binnen vier Wochen an die Vereinsbehörde
- Vereinsregisterauszug nach der Eintragung anfordern
- Bankzeichnungsrechte und Online-Banking anpassen
- Zugänge zu Website, E-Mail und Online-Diensten übertragen
- Unterlagen und Schlüssel übergeben
- Übergabegespräch: offene Aufgaben, laufende Projekte, wichtige Kontakte
- Termine und Fristen des kommenden Jahres gemeinsam durchgehen
Wissen bewahren
Die meisten Probleme nach einem Vorstandswechsel entstehen nicht durch die fehlende Wahlanzeige, sondern durch verlorenes Wissen: Wo liegt der Mietvertrag fürs Festzelt? Wer war der Ansprechpartner bei der Gemeinde? Was wurde vor zwei Jahren über die Beitragserhöhung beschlossen? Je mehr davon an einem gemeinsamen Ort liegt statt in privaten Postfächern und Köpfen, desto leichter fällt der Wechsel.
Was die Funktion der Obfrau oder des Obmanns sonst noch mit sich bringt, steht im Ratgeber Obmann und Obfrau: Aufgaben und Haftung.